ERP系統與供應鏈管理SCM也能無縫接軌?

系統介接自動化,數位化縮短作業時間!

2020年初疫情爆發至今,許多企業面臨重大考驗,為了減少面對面接觸許多作業流程也要陸續數位轉型雲端化,已導入ERP系統的企業要如何跟上這無法避免的狀況呢?

現行電子商務的普及,企業也陸續導入數位化的銷售出貨流程,消費者透過EC網站平臺下單,並透過介接ERP系統讓兩邊系統資料順利無縫接軌,在全球疫情狀況下一點也不影響企業銷售營運,反而因無法外出而增加網路購物銷售量,但對於企業的採購管理流程是否也能數位化不被這波疫情衝擊而影響內部生產製造流程?

事實上,網際網路、技術創新以及需求導向的全球經濟爆炸成長改變了這一切,企業也力求即時性陸續導入數位化供應鏈管理(SCM),為了讓ERP系統與SCM平臺兩邊系統可以順利介接,也讓資訊人與相關單位了解現階段的作法與未來差異,進而確認並調整內部作業流程,以便整個系統介接順利與了解介接後的優點,接下來將淺談ERP系統與SCM平臺介接的差異與優缺點。

ERP系統與SCM平臺介接前

介接前,為了讓ERP系統與採購收貨流程順暢,需透過人工彙整各單位請購需求資料,並將資料透過人工重複登打或是於ERP系統匯出採購訂單資料,再以E-Mail或電話與供應商確認交貨數量與交貨日期,後續再讓生管檢驗人員與倉管人員完成整個檢驗收貨流程,此作業流程不僅增加人工作業時間,當供應商追蹤交貨請款進度,採購人員需要跨部門確認不僅耗時也增加雙方困擾。

平臺介接

ERP系統與SCM平臺介接後

平臺介接

ERP系統與SCM平臺介接流程

平臺介接
  • 介接後,當採購人員透過ERP系統完成內部採購訂單審核流程,就能即時性的拋轉到SCM平臺,由供應商的接單人員即時確認並回覆訂單交貨數量與交貨日期,同時拋轉回ERP系統讓採購人員確認達到人力有效運用避免重工。
  • 採購人員於交貨日期前產生收貨申請單,就能即時性的拋轉到SCM平臺,由供應商的出貨人員即時確認並回覆於約定的日期交貨數量與產品批號相關資訊,同時拋轉回ERP系統讓生管檢驗人員與倉管人員收到貨時直接確認內容不需額外人工登打。

搭配ERP系統其他模組

若後續搭配ERP系統其他相關模組功能,如物料需求計劃(MRP)與生產管理,採購單位與相關部門可更準確掌控產品生產計劃與庫存量;進而延伸配合銷售業務部門的產品銷售策略,讓企業從原物料採購→製造生產→銷售出貨流程,除了數位化更是一條龍作業提高產能流程循環極大化。

系統介接的優缺點

從上方三張圖可以明顯看出「介接前」太多人工作業,提高人為重工與錯誤的可能行,「介接後」不僅可減少重工與錯誤,更可以即時讓兩邊系統同步資料,讓後端作業單位順利完成檢驗收貨作業,讓一連串作業自動化資訊透明化,加快企業的作業效率與準確度,想必是所有企業都希望的結果,接下來簡單說明相關優缺點。

優點:
  • 減少人工作業,避免發生錯誤後需調整不易。
  • 即時介接準確與供應商確認採購訂單資料,提高效率降低成本。
  • 延伸內部生產計劃管理流程提高產能,並搭配產品銷售策略讓整個循環極大化。
  • ERP系統傳送檢驗收貨資訊給SCM平臺,供應商更即時了解收貨與請款狀態。
  • 配合ERP其他模組,有效掌握銷售分析狀況與控管產品庫存安全量。
缺點:
  • 介接屬客製規劃,需由企業相關人員、顧問與廠商討論流程,需要較長的時程。
  • 需由企業資訊人員與顧問確認系統架構與資安問題。

系統介接是相對好的選擇

異質系統介接,近年來一直是企業內部使用單位與資訊單熱烈討論的議題,不管是從資訊安全控管角度或是作業流程異動,都是環環相扣不可分離,因此系統商也紛紛投入人力開發讓自家系統更多元化更快速讓兩邊系統的進行介接,所以企業從作業流程整體性與成本評估後,往往會發現系統介接是相對好的選擇,只要企業資訊人員與系統商確認好架構與資安,雖然前置作業與討論期較長,但介接上線效益卻是最直接與立即感受到的。

如同前面所提,系統介接優點很多,且可延伸性範圍也廣泛,在這資訊爆炸且瞬息萬變的時代,ERP系統也能配合各種不同的系統接收或傳遞資料,讓企業更能掌握與分析自我所需是不可或缺的,換個角度想不要侷限ERP系統也許收穫會更多唷~

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參考資料:財政部